A Calm Checklist for Writing an Obituary and Preparing a Memorial Program

After someone dies, a family may be balancing service arrangements, messages, and the work of describing a life. A short checklist can divide the writing into manageable steps. There is no single right way to remember someone; share only the details the family is comfortable making public. 1. Choose a coordinator and keep one private draft. Ask one trusted person to gather notes and maintain a single working copy. Let others suggest corrections without making one person responsible for finding every word. 2. Gather verified details. Confirm the name the person used, dates the family wants included, important relationships or community details, a few memories, and service information. Check names and spelling with the people involved. Leave unknown or disputed details out; do not guess about beliefs, relationships, cause of death, or accomplishments. 3. Start with a simple outline. A short obituary may include an opening line, a few sentences about what mattered to the person, relationships the family wants to mention, and service or donation details the family chooses. Plain language is enough. The goal is to sound like the person, not to fill a formula. 4. Decide what should stay private. A printed program may circulate among invited guests; an online obituary can be copied widely. Avoid including a home address, personal contact details, or other information the family wants kept private. Share a draft privately first and ask the family to agree on what is ready to publish. 5. Make the program easy to read. Put the person’s name and service date where readers can find them. Separate the order of events, readings or songs, and acknowledgements with clear headings. Favor legible type, strong contrast, generous spacing, and short paragraphs. If including photos, check that the family is comfortable with the images and captions. 6. Proofread once for facts and once for layout. Ask someone to check names, dates, times, locations, spelling, page order, and the final file. If the family plans to print copies, review a test page first. Keep an editable copy in case a correction is needed. If the task feels heavy, a trusted friend can help gather details or proofread. It is reasonable to keep the tribute brief or wait before sharing it. These choices belong to the people preparing the memorial. Resource note: I’m Julian Tao, founder of Memorial Print Pack, and this is a practical checklist, not grief counseling or clinical advice. Memorial Print Pack also offers a free, private obituary-drafting tool for families who would like additional help getting started.